Hướng dẫn thực hành tốt nhất cho thư điện tử nói rằng mỗi người dùng phải có một chữ ký. Bất kể đó là địa chỉ e-mail cá nhân hay tài khoản e-mail doanh nghiệp. Trong phần hướng dẫn bên dưới, bạn sẽ thấy cách tạo chữ ký HTML bằng hình ảnh cho Outlook hoặc cho một dịch vụ/ứng dụng email khác chấp nhận mã HTML.
Nếu đối với tài khoản cá nhân, lời chào kết thúc là đủ, theo sau là số điện thoại và địa chỉ e-mail, thì đối với tài khoản doanh nghiệp, người ta thường yêu cầu logo công ty được đưa vào chữ ký của e-mail , ảnh của phóng viên hoặc thậm chí là một biểu ngữ với các chương trình khuyến mãi và ưu đãi.
Để tạo chữ ký e-mail cho Outlook (hoặc cho một ứng dụng e-mail khác) trong đó có các yếu tố tùy chỉnh như: loại phông chữ, màu sắc, định dạng và kích thước phông chữ, hình ảnh được chèn, cần phải tạo mã HTML của chữ ký.
<html>
<head>
<style>
.signature {
font-family: Arial, sans-serif;
font-size: 12px;
color: #333;
}
</style>
</head>
<body>
<table>
<tr>
<td valign="top">
<img src="image_url.jpg" alt="Your Name" height="100" width="100">
</td>
<td valign="top" class="signature">
<p>
Your Name<br>
Job Title<br>
Company Name<br>
Email: <a href="mailto:your.email@example.com">your.email@example.com</a><br>
Phone: (555) 555-5555
</p>
</td>
</tr>
</table>
</body>
</html>
Tốt hơn là hình ảnh được lưu trữ trên máy chủ web từ đó nó có thể được phục vụ cho người nhận. Điều này có nghĩa là nếu hình ảnh từ chữ ký trong e-mail không hiển thị, các <img src="image_url.jpg"... bạn phải chỉ ra địa chỉ web của hình ảnh.
Mã HTML khá trực quan và nếu bạn chơi với các giá trị, bạn sẽ nhận được những thay đổi mong muốn. Bạn có thể thay đổi kích thước của chữ viết trong chữ ký, kích thước và vị trí của ảnh hoặc các yếu tố khác.
Ví dụ:
<img src="https://yourdomain.tld/image_url.jpg" alt="Your Name" height="100" width="100">Chữ ký có thể được sử dụng cả trong Outlook và trong các ứng dụng email hoặc dịch vụ trực tuyến khác. Gmail, Webmail, Yahoo, iCloud.com, Roundcube hoặc những người khác.
